Jeroen Rutgers heeft een natuursteenbedrijf. Hij reinigt, polijst en impregneert marmer en andere natuursteen bij mensen thuis. Hij heeft geen kantoor vol personeel en ook geen IT-afdeling. Hij is een vakman die liever op de vloer staat dan achter een laptop. Toch doet AI bij hem elke week een flink deel van het papierwerk. Zo werkt het.
Stap 1: de offerte, nog voordat hij de deur uit is
Jeroen werkt met een eigen AI-assistent, Harry, die aan zijn agenda gekoppeld is. Na een bezoek zegt hij bijvoorbeeld: "Ik ben vandaag bij die klant geweest. Ik wil een offerte voor het behandelen van de natuursteen. Twee man, één dag: schuren, zoeten en polijsten, daarna impregneren."
Harry weet hoe Jeroen werkt, want de assistent is getraind op Jeroens werkzaamheden. Wat ontbreekt, vraagt hij na, bijvoorbeeld: "Welk impregneermiddel wil je gebruiken?" Daarna rolt er een complete offerte uit.
Belangrijk is wat er dan gebeurt. De AI verstuurt niets. Jeroen leest de offerte, past aan wat nodig is en verstuurt hem zelf. Daarna belt hij de klant even: "De offerte is verstuurd, mijn nummer staat in de pdf." Dat persoonlijke contact blijft van hem.
Stap 2: de factuur, vanuit de auto
Is de klus gedaan, dan zegt Jeroen op weg naar huis tegen zijn assistent: "Maak van de offerte van deze klant een klant en een factuur aan in Exact."
Ook hier gaat er niets vanzelf de deur uit. Jeroen krijgt de factuur eerst te zien, keurt hem goed en zet hem klaar. De laatste stappen doet hij zelf.
De kern: jouw bedrijf, jouw controle
AI neemt bij Jeroen het typewerk over, niet de beslissingen. Elke offerte en elke factuur gaat langs hem. Dat is een bewuste keuze: het is zijn bedrijf, dus hij houdt de controle.
Bij hem is dat ook goed te doen. Hij maakt drie tot vier facturen per week, en die even nalopen kost een paar minuten. Een webshop met tweehonderd facturen per dag regel je anders. Maar voor de meeste vakmensen gaat het om een handvol offertes en facturen per week, en daar past deze aanpak precies.
Wat heb jij eraan als elektricien, stucadoor of schilder?
Herken je dit? Overdag sta je op de klus, en 's avonds zit je nog offertes en facturen te typen. Daar helpt AI je mee:
- Minder avondwerk. Je vertelt wat je gedaan hebt of gaat doen, en de AI zet het op papier in jouw stijl en met jouw prijzen.
- Sneller bij de klant. Je offerte ligt er dezelfde dag, terwijl het gesprek nog vers is.
- Niets vergeten. De assistent vraagt door naar wat ontbreekt, zoals materiaal, aantal mensen of aantal dagen.
- Gewoon praten. Je hoeft geen nieuw programma te leren. Je zegt wat je wilt, ook vanuit de bus of de auto.
- Jij houdt het laatste woord. Niets gaat de deur uit zonder dat jij het gezien en goedgekeurd hebt.
Het werkt het best als de AI jouw werk kent: je diensten, je materialen, je tarieven en de manier waarop je offreert. Een algemene chatbot weet dat niet. Een assistent die op jouw bedrijf is ingericht wel.
Zelf ook zo werken?
AIOW helpt mkb-ondernemers om AI op deze manier in te richten. We beginnen klein, met één taak die je nu tijd kost, zoals offertes of facturen. Jij houdt de controle en de AI doet het typewerk. Plan een vrijblijvend gesprek via Bel mij terug, dan kijken we samen waar het bij jou het meeste oplevert.